Email hosting til offentlige institutioner og kommuner: krav i 2026

Offentlige institutioner i Danmark (kommuner, regioner, statsinstitutioner og selvejende institutioner med offentlig finansiering) er underlagt strengere regler end private virksomheder. Det gælder Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og GDPR, men også vejledninger fra Digitaliseringsstyrelsen og afgørelser fra Datatilsynet.

Datatilsynets krav til offentlige myndigheder

Datatilsynet har gentagne gange udtalt sig om, at offentlige myndigheder skal være ekstra opmærksomme ved brug af cloud-services. Det gælder specifikt:

• Dataoverførsler til tredjelande uden for EU/EØS
• Brug af hyperscalers (Google, Microsoft, Amazon) uden klar hjemmel
• Manglende kontrol over, hvad leverandøren gør med data

I 2022 udtalte Datatilsynet kritik af Helsingørs Kommunes brug af Google Workspace. Det satte fokus på, at offentlige myndigheder ikke automatisk kan acceptere standard-DPA'er fra store udbydere.

Krav til leverandørkontrakt

En offentlig myndighed der outsourcer email-drift er dataansvarlig. Email-hosting-udbyderen er databehandler. Der skal foreligge en specifik databehandleraftale der opfylder GDPR artikel 28, herunder:

• Klare instrukser om, hvad databehandleren må gøre med data
• Forbud mod videresendelse til tredjelande uden myndighedens godkendelse
• Ret til at få gennemført revision
• Krav om sletning eller returnering ved kontraktens ophør

Logning og sporbarhed

Offentlighedsloven kræver at afgørelsessager kan dokumenteres. Det betyder, at email-korrespondance der indgår i en sag skal være tilgængelig og sporbar. En hosting-udbyder der kan levere audit-logs og backup er en forudsætning.

Dansk hosting som udgangspunkt

Mange offentlige institutioner vælger dansk hosting for at undgå usikkerheden om internationale dataoverførsler. Når data er hos en dansk leverandør med data i Danmark, er lovgivningen entydig, og der er ingen tvivl om, hvilken myndighed der håndterer eventuelle klager.

Mahoje Hosting er et dansk firma med data i Danmark. Vi indgår databehandleraftale med alle kunder og kan levere audit-logs og dokumentation. Kontakt os for at få en tilpasset aftale til din institution.

Kom i gang

Prøv Mahoje Hosting gratis i 14 dage. Ingen opkrævning i prøveperioden. Du kan oprette en konto på fem minutter og have email kørende inden for 24 timer. Har du spørgsmål til specifikt compliance-setup for din institution, svar på denne side, så vender vi tilbage inden for en hverdag.